Verstuur je vaker hetzelfde document — een geheimhoudingsverklaring, arbeidsovereenkomst of inschrijfformulier? Maak er een sjabloon van: document, velden en rollen staan dan al klaar, en een nieuw exemplaar versturen kost een paar klikken.
- Ga in de zijbalk naar Sjablonen → Sjabloon uploaden en kies je PDF.
- Voeg ontvangers toe. Gebruik voor wisselende ontvangers een placeholder (bijvoorbeeld
klant@voorbeeld.nl) — het echte e-mailadres vul je in bij gebruik. Vaste ontvangers (bijvoorbeeld jijzelf als medeondertekenaar) zet je er met hun echte adres in.
- Sleep de velden op hun plek, net als bij een gewoon document.
- Klik op Sjabloon opslaan.
In de sjablooninstellingen (tandwiel) stel je vaste voorkeuren in, zoals datumnotatie en de taal van de uitnodigingsmails.
- Open het sjabloon → Sjabloon gebruiken.
- Vul de echte namen en e-mailadressen in.
- Kies Aanmaken als concept (eerst nog nakijken) of direct versturen.
Veel ontvangers tegelijk? Via het ⋯-menu van het sjabloon kun je bulk versturen: upload een lijst (CSV) met namen en e-mailadressen en er wordt per regel een apart document verstuurd.
Met een directe link hoef je vooraf geen e-mailadressen te weten: iedereen die de link opent vult zelf naam en e-mail in, tekent, en krijgt automatisch een kopie. Perfect voor:
- inschrijf- en toestemmingsformulieren,
- standaardcontracten die klanten zelf mogen tekenen,
- een QR-code op locatie of een knop op je website.
- Sjablonen → ⋯-menu naast het sjabloon → Directe link.
- Klik op Directe link inschakelen en kies welke rol de link vertegenwoordigt.
- Kopieer de link en deel hem waar je wilt.
Jij krijgt bericht bij elke afgeronde ondertekening.
- Een directe link werkt op sjablonen, niet op losse documenten, en geldt voor één rol per link.
- Tijdelijk uit? Schakel de link uit — dezelfde URL werkt weer zodra je hem opnieuw aanzet.
- Verwijder je de link, dan krijg je bij het opnieuw aanmaken een nieuwe URL. Let daarop als de oude link in een gedrukte QR-code of op je website staat.
- Bewerken: wijzigingen gelden alleen voor documenten die je daarna aanmaakt.
- Dupliceren: handig voor een variant zonder het origineel aan te passen.
- Verwijderen: al verstuurde documenten blijven gewoon bestaan.